Создание базы данных в Microsoft Access 2010. Создание таблицы содержащей расчетное поле

Создание базы данных в Microsoft Access 2010. Создание таблицы содержащей расчетное поле


Содержание



Условие задачи

1. Создать базу данных и сохранить ее на диске.

2. Создать таблицу Product (Товар). Структура таблицы Product следующая

№ поля

Название поля Тип поля

Объяснение

1

ID_Product

Целый, счетчик

Уникальный идентификатор поля, первичный ключ
2 Code Целое число Код товара
3 Name Text Название товара
4 Count Целое число Количество реализованного товара
5 Cost Число с фиксированной запятой, 2 знака после запятой Стоимость товара

3. В таблице Product создать расчетное поле Sum_Cost, которое определяется как произведение количества реализованного товара на стоимость товара. Формула вычисления расчетного поля Sum_Cost:

Sum_Cost = [Count] * [Cost]

где

  • [Count] – значение поля Count таблицы Product;
  • [Cost] – значение поля Cost таблицы Product.

 


Выполнение

1. Запустить Microsoft Access 2010. Создать базу данных. Команда «Создать»

После запуска Microsoft Access, система автоматически предлагает создать базу данных, как показано на рисунке 1.

Microsoft Access база данных создание

Рисунок 1. Команда создания новой базы данных

В окне создания базы данных (рисунок 1) предлагается:

  • выбрать базу данных из доступных шаблонов. СУБД Microsoft Access предлагает большой набор образцов шаблонов баз данных, которые можно использовать и изучать. Если создается новая база данных, которая еще не содержит никаких таблиц, то нужно выбрать элемент «Новая база данных»;
  • указать имя файла базы данных. По умолчанию предлагается имя файла Database1 которое можно изменить по собственному усмотрению;
  • указать папку (каталог), в которой будет сохраняться база данных. По умолчанию предлагается папка «C:\Users\user\Documents».

Чтобы подтвердить создание новой базы данных нужно выбрать кнопку «Создать» как показано на рисунке 1.

После создания базы данных в папке «C:\Users\user\Documents» будет создан файл Database1.accdb (рисунок 2).

Microsoft Access размещение файла базы данных

Рис. 2. Размещение файла базы данных Database1.accdb в папке «C:\Users\user\Documents»

 

2. Создание таблицы в режиме таблицы. Начальное состояние

После создания файла базы данных, система переходит в окно проектирования таблицы в режиме таблицы. СУБД Microsoft Access поддерживает 2 режима создания таблицы:

  • режим таблицы. В этом случае поля вводятся в понятном (естественном) виде таблицы слева направо. Таблица отображается в обычном виде;
  • режим конструктора. В этом случае каждому полю таблицы соответствует одна строка, которая соответствующим образом настраивается.

По умолчанию устанавливается режим таблицы. В этом режиме предлагается создать первую таблицу. На рисунке 3 показано начальное состояние режима таблицы.

В левой части окна Microsoft Access отображено имя таблицы «Таблица1». Это далее можно будет изменить при сохранении таблицы.
В правой части окна Microsoft Access отображено пустое поле ввода. В этом поле можно вводить названия полей таблицы. В нашем случае сюда нужно ввести пять полей (Code, Name, Count, Cost, Sum_Cost).

Microsoft Access таблица создание

Рис. 3. Создание таблицы в режиме таблицы

Как видно из рисунка 3, автоматически создается поле с именем «Код». Это поле будет содержать уникальные числовые значения, предназначенные для избежания случайной повторяемости данных, что есть недопустимым в любой базе данных. Для нашей таблицы этому полю соответствует поле ID_Product.

 

3. Проектирование таблицы. Создание полей таблицы

В режиме таблицы можно добавлять и удалять поля таблицы а также вводить значения данных (записей) таблицы. Ниже приведена подробная пошаговая инструкция по формированию полей таблицы. Формируется 6 полей: ID_Product, Code, Name, Count, Cost, Sum_Cost. Поле Sum_Cost есть расчетным, оно получается как произведение полей Count и Cost.

 

3.1. Формирование поля ID_Product

В нашем случае полю ID_Product соответствует поле «Код» на рисунке 3. Поэтому, достаточно просто переименовать поле «Код» на поле ID_Product.

Чтобы осуществить переименование, нужно выполнить следующие действия:

1. Вызвать контекстное меню (клик правой кнопкой мышки на названии поля «Код») как показано на рисунке 4

Microsoft Access переименование поле

Рис. 4. Контекстное меню для поля «Код»

2. В контекстном меню выбрать команду «Переименовать поле». После этого можно будет изменить название поля.

3. В имени поля ввести имя ID_Product (рисунок 5). Зафиксировать имя (клавиша Enter).

Microsoft Access поле имя таблица

Рис. 5. Новое имя поля ID_Product

 

3.2. Добавление поля Code

Поле Code имеет целый тип. Чтобы добавить поле Code нужно выполнить следующие действия (рисунок 6):

1. Вызвать команду «Щелкните для добавления».

2. В нисходящем меню выбрать «Число», поскольку тип поля числовой.

Microsoft Access поле таблица добавление

Рис. 6. Добавление нового поля к таблице

В результате будет добавлено новое поле с именем по умолчанию «Поле1», как показано на рисунке 7.

Microsoft Access add new field

Рис. 7. Добавление нового поля. Поле по умолчанию с именем «Поле1»

3. Заменить название поля «Поле1» на название Code (рисунок 8). Зафиксировать название (клавиша Enter).

Microsoft Access название поля

Рис. 8. Установление названия поля Code

 

3.3. Добавление поля Name. Добавление текстового поля
3.3.1. Команда добавления текстового поля

Поле Name таблицы имеет текстовый (строчный) тип. Чтобы добавить текстовое поле нужно выполнить одну из двух команд:

  • сделать клик правой кнопкой мышки на элементе «Щелкните для добавления» (рисунок 9) и в контекстном меню выбрать команду «Текст»;
  • в меню «Поля» выбрать кнопку «AB Текст» (рисунок 9).

Microsoft Access текст поле таблица

Рис. 9. Microsoft Access. Способы добавления текстового поля в режиме таблицы

 

3.3.2. Особенности поля с именем Name. Зарезервированные слова языка SQL

По образцу п. 3.2 нужно сформировать имя поля Name. Имя Name в СУБД MS Access есть зарезервированным, поэтому оно воспринимается системой по особому. При попытке установления имени Name, система выдает предупредительное окно, как показано на рисунке 10.

Microsoft Access окно Name зарезервировано

Рис. 10. Предупредительное окно, что имя Name зарезервировано системой

На языке баз данных SQL имена полей или других элементов, которые совпадают с зарезервированными именами, берутся в квадратные скобки, например [Name].

В этом случае нужно выбрать OK – проблем нет. В результате, таблица будет иметь вид как показано на рисунке 11.

Microsoft Access таблица поле [Name]

Рис. 11. Режим создания таблицы. Добавлено поле [Name]

 

3.4. Добавление поля Count

Поле Count есть целочисельным и добавляется точно так же как поле Code. Подробно о добавлении поля Code описывается в п. 3.2. На рисунке 12 изображена таблица после добавления поля Count.

Microsoft Access таблица поле

Рис. 12. Таблица после добавления поля Count

 

3.5. Добавление поля Cost. Добавление полей с фиксированной запятой

Чтобы сформировать поле Cost с фиксированной запятой с точностью 2 знака после запятой, нужно выполнить следующие действия.

1. Сделать клик на поле «Щелкните для добавления» и в контекстном меню выбрать «Денежный» или выбрать эту команду в меню «Поля» (рисунок 13).

Microsoft Access поле фиксированная запятая

Рис. 13. Добавление поля с фиксированной запятой

2. Вместо имени «Поле1» ввести название поля Cost. Зафиксировать имя (клавиша Enter). В результате, окно базы данных будет иметь вид как показано на рисунке 14.

Microsoft Access таблица рисунок

Рис. 14. Таблица после добавления и задания имени числового поля Cost

3. При выделенном поле Cost (1) установить формат «Фиксированный» (2), как показано на рисунке 15. Таким образом, поле Cost имеет тип данных «Денежный» и формат «Фиксированный».

Microsoft Access формат "Фиксированный" поле

Рис. 15. Установление формата «Фиксированный» для поля Cost

После выполненных действий таблица будет иметь вид как показано на рисунке 16.

Microsoft Access таблица рисунок

Рис. 16. Вид таблицы после добавления основных полей

 

3.6. Добавление расчетного поля «Sum_Cost»

Чтобы добавить расчетное поле «Sum_Cost» нужно выполнить следующие действия:

1. Сделать клик мышкой на поле с именем «Щелкните для добавления» (рисунок 17).

2. В контекстном меню выбрать последовательность команд «Вычисляемое поле» => «Денежная сумма» (рисунок 17). В результате будет выведено окно «Построитель выражений», как показано на рисунке 18.

Microsoft Access вычисляемое поле

Рис. 17. Выбор типа вычисляемого поля Sum_Cost

Microsoft Access окно "Построитель выражений" формула

Рис. 18. Окно «Построитель выражений» для создания формул

3. В окне «Построитель выражений» в поле редактора нужно ввести формулу:

[Count]*[Cost]

как показано на рисунке 19.

Microsoft Access окно "Построитель выражений"

Рис. 19. Окно «Построитель выражений»

После ввода формулы нужно подтвердить команду кликом на OK. В результате окно «Построитель выражений» будет закрыто.

4. На этом шаге нужно изменить название «Поле1» на «Sum_Cost», как показано на рисунке 20. Зафиксировать изменения (клавиша Enter).

Microsoft Access поле сумма

Рис. 20. Формирование имени поля Sum_Cost

На этом завершается этап создания полей таблицы. Следующим шагом есть ввод значений в таблицу.

 

4. Ввод значений в таблицу

Ввод значений в таблицу осуществляется естественном путем. Напротив каждого поля вводятся соответствующие данные. Важно, чтобы тип данных, которые вводятся, совпадал с типом поля. Каждая строка введенных данных называется записью. В таблице может быть произвольное количество записей (строк).

Следует заметить, что невозможно ввести значение в поле ID_Product, так как это поле есть счетчиком. Эти значения формируются СУБД Microsoft Access автоматически. При добавлении новой записи значение поля ID_Product увеличивается на 1. При удалении записи, номер этого поля остается навсегда зарезервированным, уменьшение значения ID_Product на 1 не происходит.

Microsoft Access ввод данные таблица

Рис. 21. Ввод данных в таблицу

 

5. Сохранение таблицы с данными

После ввода данных, нужно сохранить таблицу. По умолчанию таблица носит имя «Таблица1». Чтобы вызвать окно сохранения таблицы нужно выполнить одну из двух действий:

  • выполнить команду «Сохранить» с меню «Файл»;
  • выбрать символ ‘х’ закрытие окна таблицы (рисунок 22) а затем на запрос сохранения ответить «Да»;
  • выбрать кнопку дискеты для сохранности таблицы как показано на рисунке 22.

Microsoft Access сохранение таблица

Рис. 22. Команда сохранения таблицы или закрытия таблицы

В результате откроется окно «Сохранение», в котором будет предложено указать имя таблицы. По умолчанию предлагается «Таблица1». В нашем случае нужно задать имя Product как изображено на рисунке 23.

Microsoft Access имя таблицы

Рис. 23. Задание имени таблицы Product

После подтверждения на OK таблица будет добавлена к базе данных. На рисунке 24 показан вид окна Microsoft Access с открытой таблицей Product.

окно Microsoft Access таблица Product

Рис. 24. Окно Microsoft Access. Таблица Product

Как видно из рисунка, имя таблицы изменилось.

 

6. Ввод данных в таблицу

Теперь можно вводить данные в таблицу. При закрытии таблицы данные будут сохранены автоматически. На рисунке 25 показана таблица Product с введенными данными.

Microsoft Access таблица данные

Рис. 25. Таблица Product с введенными данными

Задача решена.